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02. September 2016

Dokumente ausmisten: Diese Unterlagen können Sie entsorgen

 Von Gesa Schölgens
Beim Kampf gegen die Papierberge im heimischen Büro muss man sich an die Aufbewahrungsfristen halten. Das gilt insbesondere für Einkommensteuerpflichtige.  Foto: dpa

Jedes Jahr wird der Papier- und Aktenstapel zu Hause größer. Dass man nicht alle Rechnungen, Bescheide und Zeugnisse bis zum Lebensende aufbewahren muss, leuchtet ein. Aber wie lang sind eigentlich die Aufbewahrungsfristen? Und was darf man getrost wegwerfen?

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Steuerunterlagen, Urkunden, Zeugnisse und Kassenzettel - so mancher Ordner im heimischen Regal quillt über vor lauter Papieren. Zu gerne würde man einmal gründlich ausmisten - doch groß ist die Angst, wichtige Unterlagen vorschnell zu entsorgen. Aber was sollte man wie lange archivieren? Fest steht: Die wenigsten Unterlagen müssen ein Leben lang im Aktenschrank lagern, aber die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sollte man kennen und einhalten.

Wer gründlich ausmisten möchte, muss zunächst einmal sorgfältig sortieren: „Im Notfall ist es hilfreich, wenn wichtige Unterlagen schnell griffbereit und geordnet abgelegt sind. Am besten so, dass auch Verwandte oder Freunde durchblicken, wenn der Besitzer ­ zum Beispiel wegen Krankheit ­ sie nicht selber herauskramen kann“, raten die Experten von Stiftung Warentest.

Nicht mehr benötigte Papiere sollte man aus Datenschutzgründen am besten schreddern.  Foto: dpa

Generell gilt: Was elektronisch empfangen wurde, muss ebenso gespeichert werden. Das betrifft zum Beispiel steuerlich relevante Rechnungen. Bestimmte Papier-Dokumente müssen aber immer Original vorhanden sein. Dazu zählen etwa Verträge oder Urkunden. „Liegen Originalunterlagen auf Thermokopierpapier vor - zum Beispiel Tankrechnungen - ist es für steuerliche Zwecke notwendig, diese Originale zu fotokopieren und zusammen mit dieser Kopie aufzubewahren“, rät die Industrie- und Handelskammer.

Am besten legt man im Heimbüro verschiedene Sammelmappen und Ordner an, in denen man seine Papiere abheftet. Mit Aufschriften wie „Haus“, „Versicherungen“, „Altersvorsorge“ oder „Steuer“ verschafft man sich eine Übersicht. Die ältesten Schriftstücke werden immer zuerst abgeheftet. Das hat den Vorteil, dass man beim Aussortieren von hinten nach vorne vorgehen kann.

Für viele Unterlagen gibt es bestimmte gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Welche Papiere man wie lange aufbewahren muss, erklärt unsere Bildergalerie:

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